INFORMATIVA ESTESA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI
Riprese fotografiche e video effettuate all’interno del locale e durante eventi
Ai sensi dell’art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679 (di seguito “GDPR”), Norma Srl informa i clienti, i visitatori, i partecipanti agli eventi e, in generale, le persone presenti all’interno del locale che, in occasione di eventi, serate, iniziative, spettacoli o attività aperte al pubblico, potranno essere effettuate fotografie e riprese video.
La presente informativa riguarda esclusivamente le immagini fotografiche e le riprese video realizzate nel contesto del locale e degli eventi organizzati o ospitati dal Titolare. Non riguarda eventuali sistemi di videosorveglianza installati per finalità di sicurezza, che devono essere oggetto di separata informativa, ove presenti.
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1. Titolare del trattamento
Titolare del trattamento è MARCI & CO. S.R.L. C.F. e P.IVA 03512490172, con sede in Brescia (BS), in Via Del Commercio, 1 25039 Travagliato BS mail: amministrazione@marciandco.it, pec: marciandco.srl@legalmail.it. Per ogni richiesta relativa al trattamento dei dati personali è possibile contattare il Titolare ai recapiti sopra indicati.
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2. Categorie di dati trattati
Potranno essere trattati:
• immagini fotografiche;
• riprese video;
• immagini di contesto del locale, dell’evento, del pubblico o dei partecipanti;
• immagini fotografiche e video nei quali le persone presenti possano risultare riconoscibili, quando le riprese siano effettuate durante l’evento, in forma generale, di gruppo, di contesto oppure a seguito della partecipazione volontaria degli interessati alla fotografia o alla ripresa.
La presente informativa non riguarda attività di marketing diretto, invio di newsletter, profilazione, comunicazioni commerciali individuali o comunicazione di dati a partner commerciali per finalità proprie di questi ultimi, che potranno essere effettuate solo sulla base di separata informativa e, ove necessario, di specifica base giuridica.
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3. Finalità del trattamento
Le immagini e i video potranno essere trattati per le seguenti finalità:
a) documentare lo svolgimento di eventi, serate, spettacoli, iniziative culturali, promozionali o ricreative organizzate o ospitate presso il locale;
b) realizzare materiale fotografico e video relativo all’evento o all’attività svolta;
c) pubblicare immagini e video sul sito internet del Titolare e sui canali social del Titolare, al fine di raccontare, documentare e promuovere le attività svolte nel locale;
d) utilizzare immagini e video in materiali informativi, istituzionali o promozionali relativi agli eventi e alle attività del locale, purché coerenti con il contesto della ripresa e non idonei ad attribuire alla persona ritratta un ruolo individuale, testimonial o di endorsement commerciale, salvo specifica autorizzazione separata;
e) conservare un archivio interno degli eventi e delle iniziative realizzate, nei limiti indicati nella presente informativa.
Le riprese saranno effettuate, per quanto possibile, evitando immagini eccedenti, intrusive o non pertinenti rispetto alle finalità sopra indicate.
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4. Base giuridica del trattamento
Il trattamento delle immagini fotografiche e dei video realizzati nel contesto del locale e degli eventi si fonda sul legittimo interesse del Titolare, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. f) GDPR, consistente nella documentazione, comunicazione e promozione delle attività, degli eventi e delle iniziative organizzate o ospitate presso il locale.
Il Titolare effettua il trattamento tenendo conto del necessario bilanciamento tra il proprio legittimo interesse e i diritti e le libertà fondamentali degli interessati, con particolare riferimento alle ragionevoli aspettative di chi prende parte a eventi aperti al pubblico, nonché ai principi di proporzionalità, minimizzazione, non eccedenza e tutela della dignità delle persone riprese.
La partecipazione volontaria a fotografie in posa o a riprese dedicate, ad esempio avvicinarsi al fotografo, mettersi in posa o richiedere di essere fotografati, costituisce un elemento rilevante ai fini del bilanciamento del legittimo interesse, fermo restando il diritto di opposizione previsto dall’art. 21 GDPR.
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5. Riprese generali, immagini di contesto e fotografie in posa
Durante gli eventi potranno essere realizzate:
a) riprese generali o di contesto, nelle quali i partecipanti non costituiscono il soggetto principale della fotografia o del video;
b) riprese di gruppo, del pubblico, dei tavoli, degli spazi, degli artisti, dei relatori o dei partecipanti, effettuate per documentare lo svolgimento dell’evento;
c) fotografie o video in posa, quando i partecipanti si avvicinano volontariamente al fotografo, si mettono in posa, partecipano consapevolmente alla ripresa o richiedono di essere fotografati.
Le immagini e i video saranno utilizzati esclusivamente in modo coerente con il contesto dell’evento e con le finalità indicate nella presente informativa.
Per utilizzi ulteriori, particolarmente individualizzati, non riconducibili alla normale documentazione e promozione dell’evento, oppure tali da attribuire alla persona ritratta un ruolo di testimonial, endorsement commerciale o utilizzo per finalità di marketing diretto, il Titolare richiederà una specifica autorizzazione separata e, ove necessario, uno specifico consenso ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. a) GDPR.
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6. Minori
Per le immagini e i video nei quali siano riconoscibili minori di età, il Titolare adotterà particolari cautele. L’eventuale pubblicazione o diffusione di immagini nelle quali minori siano riconoscibili è subordinata al preventivo consenso di chi esercita la responsabilità genitoriale, da raccogliersi separatamente e in forma documentata.
Qualora durante eventi aperti al pubblico siano accidentalmente ripresi minori in immagini generali o di contesto, tali immagini saranno utilizzate con particolare cautela, nel rispetto dei principi di minimizzazione, proporzionalità e tutela della dignità dell’interessato. Qualora siano presenti, identificati o segnalati minori riconoscibili per i quali non risulti acquisito il consenso di chi esercita la responsabilità genitoriale, il Titolare provvederà, ove tecnicamente possibile, a non pubblicare tali immagini, oppure a oscurare o sfocare i minori, oppure a rimuovere i contenuti già pubblicati dai canali direttamente gestiti.
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7. Modalità di pubblicazione e diffusione
Le immagini e i video potranno essere pubblicati o diffusi attraverso:
• sito internet del Titolare;
• profili social del Titolare, quali Facebook, Instagram, LinkedIn, YouTube o canali analoghi;
• materiale informativo, istituzionale o promozionale relativo agli eventi e alle attività del locale;
• comunicazioni relative agli eventi e alle attività svolte presso il locale.
La pubblicazione su piattaforme social comporta che le immagini siano visibili secondo le impostazioni, le condizioni d’uso e le regole proprie delle singole piattaforme.
Il Titolare non utilizzerà le immagini per finalità incompatibili con quelle indicate nella presente informativa.
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8. Opposizione alla ripresa o alla pubblicazione
Chi non desidera essere fotografato, ripreso o riconoscibile nelle immagini può segnalarlo in qualsiasi momento al personale presente o al fotografo incaricato. L’opposizione esercitata in tale forma sarà tenuta in considerazione dal Titolare ai fini delle riprese successive e della selezione del materiale da pubblicare.
L’interessato può inoltre chiedere, nei limiti previsti dalla normativa applicabile, la rimozione di immagini già pubblicate contattando il Titolare ai recapiti indicati nella presente informativa. La richiesta sarà valutata tenendo conto della natura dell’immagine, del contesto, della riconoscibilità dell’interessato, delle finalità del trattamento e degli eventuali diritti di terzi.
Qualora la richiesta sia accolta, il Titolare provvederà alla rimozione o cancellazione dell’immagine o del video dai propri canali direttamente gestiti, ove tecnicamente possibile. Resta inteso che, in caso di contenuti già pubblicati su piattaforme social o comunque accessibili online, il Titolare potrà intervenire sui canali e sugli account direttamente gestiti, senza poter garantire la rimozione di eventuali copie, condivisioni, salvataggi o ulteriori diffusioni effettuate autonomamente da terzi.
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9. Destinatari dei dati
Le immagini e i video potranno essere trattati da:
• personale autorizzato del Titolare, ai sensi dell’art. 29 GDPR e dell’art. 2-quaterdecies del d.lgs. 196/2003;
• fotografi, videomaker, consulenti, agenzie di comunicazione o fornitori tecnici incaricati della realizzazione, selezione, montaggio, pubblicazione o gestione dei contenuti;
• fornitori di servizi informatici, hosting, gestione sito web o gestione canali social;
• soggetti che gestiscono le piattaforme online e i social network utilizzati per la pubblicazione.
I soggetti esterni che trattano dati personali per conto del Titolare sono, ove ne ricorrano i presupposti, nominati responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR.
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10. Pubblicazione su piattaforme online, social network e trasferimenti extra-UE
Le immagini e i video potranno essere trattati da:
• personale autorizzato del Titolare, ai sensi dell’art. 29 GDPR e dell’art. 2-quaterdecies del d.lgs. 196/2003;
• fotografi, videomaker, consulenti, agenzie di comunicazione o fornitori tecnici incaricati della realizzazione, selezione, montaggio, pubblicazione o gestione dei contenuti;
• fornitori di servizi informatici, hosting, gestione sito web o gestione canali social;
• soggetti che gestiscono le piattaforme online e i social network utilizzati per la pubblicazione.
I soggetti esterni che trattano dati personali per conto del Titolare sono, ove ne ricorrano i presupposti, nominati responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR.
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11. Periodo di conservazione
Le immagini e i video non pubblicati saranno conservati negli archivi del Titolare per un periodo massimo di 12 mesi dalla data dell’evento o della loro realizzazione. Decorso tale termine, il Titolare provvederà alla cancellazione dei contenuti dai propri archivi interni, salvo che la conservazione ulteriore sia necessaria per adempiere a obblighi di legge, tutelare un diritto del Titolare o gestire specifiche richieste degli interessati.
Le immagini e i video pubblicati sul sito internet, sui profili social o su altri canali di comunicazione direttamente gestiti dal Titolare restano disponibili online fintanto che la pubblicazione sia coerente con le finalità di documentazione e comunicazione delle attività svolte, e comunque salvo accoglimento di richiesta di rimozione da parte dell’interessato.
Il Titolare effettua una valutazione periodica della perdurante pertinenza dei contenuti pubblicati, con cadenza almeno triennale, al fine di verificarne la coerenza con le finalità indicate e procedere alla rimozione di quelli non più pertinenti.
In caso di richiesta di rimozione accolta dal Titolare, quest’ultimo provvederà alla rimozione dell’immagine o del video dai canali direttamente gestiti, ove tecnicamente possibile, senza poter garantire la cancellazione di eventuali copie, ricondivisioni, salvataggi o ulteriori diffusioni effettuate autonomamente da terzi.
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12. Diritti dell’interessato
L’interessato può esercitare, nei casi previsti dal GDPR, i seguenti diritti:
• accesso ai dati personali (art. 15 GDPR);
• rettifica dei dati inesatti (art. 16 GDPR);
• cancellazione dei dati (art. 17 GDPR);
• limitazione del trattamento (art. 18 GDPR);
• opposizione al trattamento (art. 21 GDPR);
• portabilità dei dati, ove applicabile (art. 20 GDPR);
• reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (art. 77 GDPR).
Per esercitare i propri diritti è possibile contattare il Titolare ai seguenti recapiti:
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MARCI & CO. S.R.L.
E-mail: amministrazione@marciandco.it
PEC: marciandco.srl@legalmail.it
Il Titolare potrà richiedere le informazioni necessarie per identificare correttamente il richiedente e individuare l’immagine o il contenuto oggetto della richiesta.